Як вести облік замовлень — покроково
Оновлено 2026-05-31
Облік замовлень — це єдине місце, де видно кожне замовлення: хто, що, на яку суму, статус і доставку. Почати можна в Excel/Google Таблицях (безкоштовно, але руками), а коли замовлень більшає — перейти в CRM, де статуси, склад і ТТН Нова Пошта рахуються автоматично. Нижче — 5 кроків, щоб навести лад без жодної оплати.
Що таке облік замовлень і навіщо він
Облік замовлень — це системне ведення кожного замовлення від моменту, коли клієнт написав, до моменту, коли він отримав посилку. Без обліку замовлення «живуть» у месенджерах, нотатках і пам'яті, через що губляться, дублюються або відправляються не вчасно. Мета — щоб у будь-який момент ви бачили: хто замовив, що саме, на яку суму, на якому етапі й де посилка.
5 кроків, щоб навести лад
1. Зведіть усі замовлення в одне місце
Перестаньте тримати замовлення в месенджерах, нотатках і голові. Один список — одне джерело правди: дата, клієнт, телефон, товари, сума, статус, доставка.
2. Визначте статуси (воронку)
Мінімум: «Новий → Підтверджено → Відправлено → Виконано» (+ «Скасовано»). Статус показує, на якому етапі кожне замовлення, і нічого не губиться.
3. Рахуйте залишки складу
Фіксуйте, скільки товару є і скільки зарезервовано під замовлення. Це рятує від продажу того, чого вже немає.
4. Прив'яжіть доставку
Зберігайте номер ТТН Нова Пошта поряд із замовленням, щоб бачити статус відправлення й швидко відповідати клієнту.
5. Аналізуйте: виручка й топ-товари
Раз на тиждень дивіться суму замовлень за період, конверсію воронки й що продається найкраще — щоб закуповувати правильне.
Шаблон таблиці замовлень (для старту)
Якщо починаєте з Excel або Google Таблиць, заведіть такі стовпці:
- № — порядковий номер замовлення
- Дата — коли створено
- Клієнт + Телефон — щоб не плутати й бачити повторні покупки
- Товари + Кількість + Сума
- Статус — Новий / Підтверджено / Відправлено / Виконано / Скасовано
- Доставка + № ТТН — Нова Пошта
Коли переходити з Excel на CRM
Таблиця добре працює до певного обсягу. Як тільки ви ловите себе на тому, що плутаються залишки, важко відстежити статуси або ви забуваєте передзвонити — час на CRM. У безкоштовній CRM статуси рухаються в один клік, склад резервується автоматично, а ТТН Нова Пошта формується прямо із замовлення. Порівняти варіанти можна в нашому рейтингу CRM 2026.
Часті запитання
Як вести облік замовлень безкоштовно?
Найпростіше — таблиця в Google Sheets або Excel зі стовпцями: дата, клієнт, телефон, товари, сума, статус, ТТН. Коли замовлень стає багато, безкоштовна CRM (наприклад Crm-systems) автоматизує статуси, склад і Нову Пошту без щомісячної плати.
Excel чи CRM для обліку замовлень?
Excel підходить для старту й малих обсягів, але вимагає ручної роботи й легко ламається формулами. CRM рахує залишки й резерви автоматично, не дає продати відсутній товар і формує ТТН — це економить час від кількох десятків замовлень на місяць.
Які стовпці потрібні в таблиці замовлень?
Базовий набір: № замовлення, дата, ім'я клієнта, телефон, перелік товарів, кількість, сума, статус, спосіб доставки та номер ТТН. Цього достатньо, щоб нічого не губити.
Коли переходити з таблиці на CRM?
Коли таблиця починає гальмувати роботу: важко відстежувати статуси, плутаються залишки, ви забуваєте передзвонити. Зазвичай це 30–50 замовлень на місяць.